Rechnungen

Nach § 4a Abs. 2 E-Government-Gesetz (EGovG) i. V. mit § 2 Abs. 2 E-Rechnungsverordnung (ERechV) ist eine Rechnung elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht. Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im vorgenannten Sinne sind insbesondere jene im Datenaustauschstandard XRechnung. Die elektronische Rechnungsstellung an die Beamtenunfallfürsorge (BUF) beim Bundeseisenbahnvermögen (BEV) erfolgt ausschließlich über die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei (OZG-RE).

Anmeldung

Für die Anmeldung bei der OZG-RE ist stets eine vorherige Registrierung des Rechnungsstellers unter https://xrechnung-bdr.de/ erforderlich.

Rechnungsausstellung

Für die Einreichung von E-Rechnungen an die BUF beim BEV stehen Rechnungsstellern folgende Übertragungskanäle zur Verfügung:

1. Web-Erfassung

Die OZG-RE ermöglicht eine manuelle Erstellung von E-Rechnungen mit Hilfe eines Eingabeformulars. Erfasste Rechnungen werden beim Speichern auf die Vollständigkeit der Angaben geprüft. Die Plattform weist auf fehlende Einträge von Pflichtfeldern hin, die dann nachzutragen sind. Nach der Validierung der selbsterfassten Rechnung kann die Rechnung übermittelt oder für die weitere Bearbeitung zwischengespeichert werden. OZG-RE ist eine Web-Anwendung. Erforderlich sind ein Internetzugang und ein gängiger Browser.

2. Extern erstellte Rechnungen

Von den Rechnungsstellern extern erstellte E-Rechnungen können im aktuell gültigen XRechnungsformat über eine Upload-Funktion übermittelt oder als E-Mail-Anhang an die individuelle, nutzerspezifische E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers bei der OZG-RE gesendet werden.

Technische Voraussetzungen für die Übertragung extern erstellter Rechnungen:

• Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Standard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der ERechV des Bundes entspricht. Zusätzlich müssen die Nutzungsbedingungen der OZG-RE erfüllt werden.
• Rechnungsformate, welche nicht diesen Anforderungen entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.
• Die maximale Größe einer Rechnung beträgt 15 MB. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.
• Technische Supportanfragen zur Rechnungserstellung sind an die Plattformbetreiberin (Bundesdruckerei) zu stellen (E-Mail: sendersupport-xrechnung@bdr.de). Die Kontaktdaten des Plattformbetreibers sind auf der OZG-RE unter den Nutzungsbedingungen zu finden.

Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).

Anforderungen an Rechnungsinhalte für medizinische Behandlungen/Leistungen

Die elektronische Rechnung für die Beamtenunfallfürsorge muss folgende Angaben enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID)
  Die Leitweg-ID der BEV-Beamtenunfallfürsorge (BUF) lautet: 992-80199-38
• Name, Vorname und Geburtsdatum der / des behandelten Patientin / Patienten
• Bei Abrechnungsstellen – Name und Anschrift der behandelnden Person
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Datum des Dienstunfalles
• Diagnose
• Abrechnungsfaktor
• Behandlungszeitraum
• Aufstellung der erbrachten Leistungen nach GOÄ o.ä.
• Rechnungssumme
• Umsatzsteuer (USt.)
• IBAN / Bankverbindung – bei Abrechnungsstellen eine zentrale Bankverbindung
• Angaben zum Zahlungsziel / Zahlungsbedingungen
• Eine E-Mail-Adresse oder die DE-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen, wie Verordnungen, Rezepte, Berichte, Abnahmevermerke von z.B. orthopädischen Versorgungsstellen, Empfangsbestätigungen bei Lieferungen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden bzw. müssen in einer allgemein maschinell lesbaren Form übermittelt werden und dürfen nicht außerhalb der vorgesehenen Textfelder enthalten sein.

Vergütung und Kosten

Die Rechnungserstellung sowie die Administration der OZG-RE sind für den Rechnungssteller kostenlos. Auch entstehen ihnen für Transaktionen keine Kosten. Mögliche Aufwände im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung, welche durch den Rechnungssteller zu erbringen sind, werden nicht gesondert durch das BEV vergütet.

Weitere Hinweise

Die Rechnung gilt als bei der BUF beim BEV eingegangen, sobald die
E-Rechnung auf der Plattform den Status „bereitgestellt“ annimmt. Eine zusätzliche Informationspflicht seitens der BUF des BEV besteht nicht. Der Status der E-Rechnung ist jederzeit für den Rechnungssteller in seinem Nutzerkonto bei der OZG-RE in der Rubrik „Status eingereichter Rechnungen“ einsehbar.

Bei der OZG-RE eingereichte Rechnungen werden gemäß Vorgaben (Nutzungsbedingungen) der Betreiberin (Bundesdruckerei) 28 Tage nach erfolgreicher Abholung oder Zurückweisung der Rechnung durch den Rechnungseempfänger gelöscht. Die Betreiberin haftet nicht für die steuerliche und rechtliche Ordnungsmäßigkeit der mithilfe der OZG-RE übermittelten elektronischen Rechnungen; diese obliegt dem Nutzer. Weiterhin verantwortet die Betreiberin nicht die Einhaltung von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Es ist nicht zulässig, eine Rechnung sowohl in elektronischer Form als auch in Papierform parallel einzureichen.