Eine Präsentation von Florian Doms, Referatsleiter Informations- und Kommunikationstechnik zum Thema Die Meilensteine zum modernen Dienstleister können Sie sich auf der rechten Seite als PDF - Datei (lesbar mit dem kostenlosen Adobe Acrobat Reader) downloaden.

Die IT-Landschaft - Rückgrat der Dienstleistungen

In den ersten Jahren nach der Gründung hatte das BEV im Bereich der Verwaltungsorganisation zunächst die Aufgabe, wichtige IT-Verfahren der Deutschen Bundesbahn wie die Personalstammdatenverwaltung (PSV auf IBM AS 400) und die Host-Anwendungen für die Bezügeabrechnungen der Beamten (PAISY, Versorgung auf dem RZ der DB-Systems) kurzfristig verantwortlich zu übernehmen.

Schon im Jahre 1995 kam aber neu eine stufenweise sich entwickelnde SAP R/3 – Landschaft hinzu. Mit nunmehr zwölf Jahren hat das BEV damit die längste Erfahrung im Bund im Umgang mit dieser Standardsoftware und setzt sie erfolgreich auch für neue Führungs- und Steuerungssysteme ein.

Auf der Grundlage eines Kommunikationskonzeptes (CSC Ploenzke) wurde 1998 beginnend die Voraussetzung für die Nutzung einer modernen Kommunikationsinfrastruktur derzeit auf MPLS-Basis (DT AG) geschaffen.

Alle ca. 1000 Arbeitsplätze sind über ein WAN (= wide area network) in einer homogenen Systemlandschaft als LAN to LAN – Lösung (= local area network) mit wichtigen Diensten wie E-Mail, Fax-Server und Intranet in einer Client-Server-Architektur miteinander vernetzt.

Die flächendeckende Vernetzung ist unverzichtbares Rückgrat der internen und externen Kommunikation der Dienststellen des BEV und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geworden.

Außerdem wurde hiermit die Basis für den wirtschaftlichen Betrieb von zentralen IT-Anwendungen und zukunftweisenden Internetlösungen geschaffen.

Auch neue Arbeitsformen wie die Telearbeit finden ihren Platz. Die dabei angewandte Terminalserver-Technologie (Citrix) und die Sicherheitsarchitektur (NCP) bewähren sich bei allen Einzelarbeitsplätzen und Small Offices an über 100 Standorten.

Auf der Basis dieser Infrastruktur und mit der hohen Integration der IT-Verfahren ist bereits heute ein wirtschaftlicher Personaleinsatz und damit eine wettbewerbsfähige Erstellung der Dienstleistungen möglich.

Die neuen Wege zum Partner und Kunden

Die Bedeutung des Internet wächst mit derzeit über 39 Mio. Nutzern und damit knapp 60 % der Deutschen im Netz (Quelle: ARD/ZDF-Online Studie 2006) unaufhaltsam. Das BEV wird als großer Personaldienstleister mit über 292.000 Leistungsempfängern und intensiven Kommunikationsbeziehungen im G2B- und G2G-Bereich (u.a., DB AG, Immobilienvermarktung, Finanzverwaltungen) zunehmend konfrontiert mit der Notwendigkeit, zeitgemäße Kommunikationsmöglichkeiten anzubieten.

Anderen Unternehmen und Behörden setzen immer mehr die Online-Fähigkeit voraus. So wird z.B. von Personaldienstleistern vermehrt der elektronische Datenaustausch mit externen Prozessbeteiligten gefordert:

• Bis zum Jahr 2008 wird z.B. die Lohnsteuerkarte wegfallen, der Datenaustausch mit den Finanzbehörden erfolgt bereits elektronisch.
• Der ZfA (Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen) werden seit 2003 entgeltrelevante Tatbestände als Datensatz übermittelt.
• Die Spitzenverbände der Krankenversicherungsunternehmen planen den elektronischen Datenaustausch von Beitragsnachweisungen.

Die traditionellen Kommunikationswege werden wegen der geringeren Aktualität und Verfügbarkeit immer häufiger nicht mehr als ausreichend angesehen. Der Vergleich von Kosten und Nutzen wird für diese Wege immer ungünstiger.

Im BEV wurde deshalb bereits vor neun Jahren erfolgreich mit einem Angebot für den Immobilienbereich mit der Internetnutzung begonnen.

Ziel des BEV ist es, seine Dienstleistungen auch künftig wirtschaftlich, orientiert an den Bedürfnissen seiner Kunden, im wesentlichen der zu betreuenden Beamten und Versorgungsempfänger, zu erbringen.

Dieses Behördenziel wurde getragen von der BundOnline – Initiative und findet sich aktuell wieder im Programm der Bundesregierung zur Verwaltungsmodernisierung. Konsequente Projekte in den Behörden sollen die Impulse für eine Modernisierung der Geschäftsprozesse liefern. Ablauforganisatorische Veränderungen der Geschäftsprozesse, unterstützt durch moderne und wirtschaftliche IT-Verfahren, sollen zu einer deutlichen Reduzierung der Prozesskosten und zu einer erheblichen Effizienzsteigerung bei der Aufgabenerfüllung in der öffentlichen Verwaltung führen.

Die Geschäftsprozesse bestimmen die Planungen

Die Ausrichtung der Planungen und der strategischen Überlegungen im Bereich Informations- und Kommunikationstechnik an den einzelnen Geschäftsprozessen und damit an der Ablauforganisation zur Erfüllung der dem BEV übertragenen Aufgaben ist oberstes Ziel der IT-Strategie. Die Ausrichtung der IT-Strategie an den Geschäftsprozessen und damit an der konkreten Aufgabenerledigung verbunden mit der Einhaltung von Standards

• macht die Planungen unabhängig von der derzeitigen und künftigen Aufbauorganisation des BEV oder ggf. anderen Nachfolgeorganisationen,
• ermöglicht eine flexible Anpassung der Aufgabenerledigung hinsichtlich Veränderungen der Quantität der Aufgaben und dem Ort der Aufgabenerfüllung.

Neben ablauforganisatorischen Veränderungen in den Geschäftsprozessen des BEV wird das Erreichen der gesteckten Ziele durch entsprechende Investitionen in IT-Produkte /IT-Verfahren unterstützt.

Das BEV ist dabei bestrebt, keine Insellösungen zu schaffen. Die in der Bundesverwaltung vorhandenen Verfahren und die dort verfolgten Strategien werden in den Überlegungen berücksichtigt.

Mit dem Ziel der Reorganisation und Prozessoptimierung in den Kernbereichen Besoldung, Versorgung und Familienkasse wurde deshalb eine Prozessanalyse/Machbarkeitsstudie der Fa. Kienbaum in Auftrag gegeben. Die aktuelle Umsetzung der Machbarkeitsstudie verändert das BEV in zentralen Aspekten der Prozessorganisation und auch hinsichtlich der heutigen Grenzen der internen Verantwortlichkeiten.

Entsprechend der Studie sind die notwendigen Schritte u. a. auch zur Online-Fähigkeit in ein Gesamtkonzept eingebettet.

Die Handlungsfelder des Projekts BVFonline

Handlungsfelder sind die Strategie, die Prozessoptimierung, die Anpassung der Systeme, die Struktur der Aufgabenteilung und die entsprechende Anpassung der Personalstrategie. Die Langfrist-Strategie und die daraus abgeleitete Personalstrategie bilden die Grundlage für die Zentralisierung der Prozessverantwortung im Einklang mit der Produktverantwortung aus der Kosten- und Leistungsrechnung.

Erst auf der Basis eines differenzierten organisatorischen Sollkonzepts können investitionsintensive Projekte, die mit Zeitverzug einen Nutzen einbringen, zielorientiert eingeführt werden.

Der umfassende Ansatz entsprechend der Machbarkeitsstudie ist im Hinblick auf die radikalen Änderungen in den Prozessen durch den Einsatz moderner und sicherer Kommunikationstechniken letztlich ohne Alternative.

Zur konkreten Umsetzung wurde das Projekt BVF online (Besoldung-Versorgung-Familienkasse) eingerichtet.

Die zunehmend standortunabhängige Verfügbarkeit der Informationen durch elektronische Archive, Dokumentenmanagement und zentrale Datenplattform sind dabei die technische Grundlage, um auch künftig auf das veränderte Kommunikationsverhalten der Kunden und Geschäftspartner des BEV zeitgemäß reagieren zu können. Das Projekt ist mit einem positiven Kapitalwert von 4,5 Mio. € kalkuliert.

Die Umsetzung des Projekts erfolgt planmäßig und befindet sich mit der Stufe 2 der Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung in den Bereichen Versorgungsfestsetzung und den Bezügeabrechnungen im Kerngeschäft des BEV. Der Pilot in der Familienkasse für die Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) wurde zuvor erfolgreich abgeschlossen und wird jetzt erweitert um die Internetfunktionen wie zum Beispiel einen externen Formularserver. Hierzu bedient sich das BEV leistungsfähiger Partner wie z.B. des WebCompetenceCenters des DWD für das Hosting des Internetauftritts und der zentralen Komponente Formularserver (FMS) des ZIVIT.

Die Präsentation >Die Meilensteine zum modernen Dienstleister< gibt einen Überblick über den Stand des Projekts und einen Einblick in die dabei gewonnen Erfahrungen bei der Ausrichtung der Dienstleistungen auf das Internet.

Im Fokus steht das hohe Fachpotenzial

Die technische Umsetzung steht dabei ganz im Dienste der Kernkompetenz des BEV als erfahrener und leistungsstarker Personaldienstleister, die Monat für Monat bei über 272.000 Abrechnungsfälle bewiesen wird. Die Basis bildet eine umfassende Personalverwaltung im Prozess Bahnreform mit einer kompetenten Anwendung des Beamtenrechts.

Entscheidend ist, dass der Bundesverwaltung damit auch im Zeitalter der Kommunikationsgesellschaft auf dem Weg zum modernen Staat das hohe, fachliche Potential der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Bundeseisenbahnvermögens zur Verfügung steht.